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学校文件收发传阅和管理制度
添加者:点击数:添加时间:2016-12-09 11:25:56

学校文件收发传阅和管理制度

学校办公室负责学校对外行文和公文的收发处理工作,文件管理内容包括:

第一,做好收文处理,包括:签收、登记、拟办、批办、传阅、承办、催办等工作;

第二,做好发文处理,包括:拟稿、核稿、签发、印制、分发等工作;

第三,做好文书管理,包括:保管、提供借阅、整理、归档等工作。

另外,还包括学校的各种会议记录、制度文本等工作。为使我校行文和收文处理规范化,特制定本管理制定。 

一、行文规定 

   (一)凡以我校名义上报或下发的文件(报告、请示、通知、函件、活动方案等),由各处室主任拟稿,经分管领导初审后,送学校办公室核稿,经学校办公室核稿后送校长签发。

(二)经校长签发的文稿由学校办公室统一登记、分类存档。由学校办公室打印、校对、装订,上行文由学校办公室发送并催办,平行文和下行文由拟稿处室分发。 

二、收文处理 

(一)所有发至我校的公文(含传真件公文和附有领导的批示或上级部门转我校处理的公文),由学校办公室统一签收、登记,送校领导阅示或送有关处室办理。 

(二)文件按阅件、办件进行分类。学校办公室主任负责根据文件内容和规定的传阅范围,提出办文意见,送校领导批示或交有关负责人阅办。需要办理的公文,经请示校领导后办理,学校办公室根据文件内容、领导批示予以催办。 

1、传阅的文件,交给有关人员签字传阅,传阅完毕,收回存档。 

2、转发交办的文件,交经办人签收,如果找不到相关人员,可及时电话联系,如属重要文件,应定期收回,要按规定上报、存档。 

3、各负责人办理的公文,应送主办部门,紧急文件先办后阅,办理与传阅同时进行。 

4、对急办件,办公室应立即将文件送交校领导批阅。领导不在

时,办公室应根据文件内容及时限要求,交相关业务人员办理。事后及时向校领导汇报并做好督办工作。 

5、各部门来文有限制日期要求的,应及时催办,发现问题,及时汇报。 

(三)一般公文通过学校群传阅给相关老师。保密文件一律由学校办公室专人传送。 

(四)凡外出开会、学习带回的文件及材料原件须交办公室登记存档。 

三、文件传阅制度 

为使文件传阅迅速、准确、规范、安全,特制订本制度。    

(一)学校办公室对来文要及时处理,做到当日文件当日处理。    

(二)学校办公室在做好文件的签收、分类、登记工作后,提出拟办意见。 

(三)按照拟办意见规定的范围,由学校办公室工作人员及时将文件送交有关领导阅批。 

(四)领导批示有关部门阅办的文件,各部门要认真登记,及时按批示意见办理,并在文件上注明反馈结果。 

(五)文件应当天阅毕,最长不超过三天,急件应随到随阅,不积压文件。文件阅后应及时返还工作人员,如需继续使用,经办公室同意后,可另行办理借阅或复印。 

(六)密级文件的传阅,应严格遵守保密纪律。密级文件不准带出办公室,不准复印、摘抄,不准泄露文件内容。    

(七)阅批文件,一律使用碳素笔或钢笔。 

(八)工作人员应做到勤送、勤取、勤催;及时传阅和催办。 

四、文件保存 

(一)对每一号文件,必需将1份文件原件或1份复印件及文件发放记录按照文件编号顺序完整保存。 

(二)对处理完的文件(含重大活动材料等),要及时整理,按照规范要求和时间顺序归档,保证应归档的文件材料齐全。    

(三)做好文件的备份工作,一般要求使用电子备份和纸介质备份,便于日常使用。 

五、本制度自公布之日起施行。                                

                                    甘肃农业大学附属中学  

                                                 二零一六年十一月二十二日